Legalne zatrudnianie podwykonawców z zagranicy – aktualne przepisy

W polskiej branży budowlanej, szczególnie przy realizacji ociepleń budynków, współpraca z zagranicznymi podwykonawcami to nieodłączny element codziennej działalności. Zmiany legislacyjne wchodzące w życie w 2025 roku wymagają jednak szczególnej czujności – nieścisłości w dokumentacji mogą prowadzić do surowych sankcji finansowych, a nawet całkowitego wstrzymania prac na placu budowy.

Ramy prawne delegowania pracowników w budownictwie

Sektor budowlany zdecydowanie dominuje w statystykach unijnych dotyczących delegowania pracowników – ok. 3,6 mln zgłoszeń obejmujących 2,6 mln osób, z czego znaczący odsetek generowany jest przez wielopoziomowe łańcuchy podwykonawców. Od 1 czerwca 2025 roku Polska wprowadza bardziej restrykcyjne wymogi legalizacji pracy cudzoziemców, co bezpośrednio wpływa na zasady współdziałania z zagranicznymi firmami wykonawczymi.

Fundamenty prawne tego obszaru opierają się na trzech filarach:

• dyrektywa 2018/957 modyfikująca dyrektywę 96/71/EC – akcentuje zasadę równego wynagrodzenia za tę samą pracę,
• ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom w znowelizowanej formie obowiązującej od 1.06.2025,
• przepisy PZP (art. 462–647¹) nakładające na głównego wykonawcę odpowiedzialność za rejestrację podwykonawców.

Protip: Przed zawarciem kontraktu ze zagranicznym kontrahentem sprawdź jego dane w platformie IMI ELA – bezpłatne narzędzie umożliwia weryfikację deklaracji delegowania w trybie online.

Dokumenty niezbędne przy współpracy z podwykonawcą zagranicznym

Nawiązanie relacji biznesowej z firmą z innego państwa UE wiąże się z konkretnymi wymaganiami formalnymi. Formularz A1 to fundamentalny dokument, który potwierdza ubezpieczenie delegowanego w kraju pochodzenia. W sektorze budowlanym limit delegowania oscyluje między 12 a 18 miesiącami.

Sytuacja komplikuje się, gdy podwykonawca angażuje obywateli krajów spoza UE (przykładowo z Ukrainy). Zgodnie z linią orzeczniczą Van der Elst konieczne są:

• zezwolenie kategorii C, D lub E uprawniające do pracy w Polsce,
• udokumentowanie lokalnego procesu rekrutacyjnego w państwie wysyłającym,
• certyfikat z ZUS o braku zaległości.

Sprawdzenie dokumentacji powinno również uwzględniać:

• ważność wiz lub dokumentów pobytowych,
• aktualne ubezpieczenie,
• dowody wypłat wynagrodzenia na poziomie co najmniej polskiego minimum.

Obowiązki głównego wykonawcy – co musisz wiedzieć

Jako generalny wykonawca przyjmujesz pełną odpowiedzialność za działania swoich podwykonawców. Mechanizm solidarności może skutkować Twoją odpowiedzialnością za zaległe wynagrodzenia lub składki ZUS, gdy podwykonawca uchyli się od wypełnienia zobowiązań.

Podstawowe obowiązki przed rozpoczęciem współpracy

Rejestracja podwykonawcy u inwestora musi poprzedzić faktyczne rozpoczęcie robót. Art. 647¹ KC oraz regulacje PZP wymagają, aby projekt umowy przewidywał zabezpieczenie na poziomie minimum 10% wartości kontraktu.

Prowadzenie ewidencji obejmuje:

• dokumentację czasu pracy,
• rejestry BHP,
• poświadczenia przekazanych wynagrodzeń.

Zaniedbania w tym zakresie mogą skutkować sankcjami sięgającymi 30 tys. zł.

Aspekt	Polska (2025)	UE (dyrektywa 2018/957)
Zezwolenie na pracę	Wymagane dla TCN, z rekrutacją lokalną	A1 + równa płaca, limit 12–18 mies.
Podwykonawcy	Zgłoszenie inwestorowi, solidarna odpowiedzialność	Ograniczenie łańcuchów, zakaz fikcyjnych firm
Kary	Do 30 tys. zł + ZUS	Inspekcje ELA, grzywny do 56 tys. EUR

Protip: Wykorzystuj platformę ELA Posting 360 do wymiany danych z zagranicznymi instytucjami – usprawnia to wspólne kontrole i redukuje ryzyko wysokich kar w międzynarodowych projektach budowlanych.

Prompt AI: Generator checklisty dla podwykonawcy zagranicznego

Skopiuj poniższy prompt i wklej go do ChatGPT, Gemini lub Perplexity, aby wygenerować spersonalizowaną checklistę weryfikacji podwykonawcy. Możesz też skorzystać z naszych autorskich generatorów biznesowych dostępnych na stronie narzędzia lub kalkulatorów branżowych kalkulatory.

Jesteś ekspertem ds. zatrudniania międzynarodowego w polskiej branży budowlanej. Przygotuj szczegółową checklistę weryfikacji podwykonawcy zagranicznego dla następujących parametrów:

- Kraj pochodzenia podwykonawcy: [WPISZ KRAJ]
- Rodzaj wykonywanej usługi: [NP. DOCIEPLENIA, ELEWACJE]
- Obywatelstwo pracowników: [UE/PAŃSTWA TRZECIE]
- Przewidywany czas trwania prac: [LICZBA MIESIĘCY]

Uwzględnij aktualne przepisy obowiązujące od 2025 roku, wymagane dokumenty, terminy zgłoszeń do PIP/ZUS oraz potencjalne ryzyka prawne.

Delegowanie kontra bezpośrednie zatrudnienie – kluczowe różnice

Delegowanie (posting) umożliwia czasową pracę pracownika na terytorium Polski w ramach zobowiązań wobec jego macierzystego pracodawcy z innego państwa. Maksymalny okres to 24 miesiące, podczas którego delegowany pozostaje w systemie ubezpieczeniowym kraju wysyłającego, ale musi otrzymywać wynagrodzenie zgodne z polskimi standardami.

Bezpośrednie zatrudnienie wymaga natomiast:

• polskiego pozwolenia na pracę,
• formalnej umowy o pracę (od 2025 roku umowy B2B nie spełniają tego warunku),
• pełnej rejestracji w krajowym systemie ZUS.

Specyfika branży izolacyjnej

Realizując projekty ociepleniowe, nie można zapominać o kwestiach VAT. Roboty budowlane wykonywane na nieruchomościach podlegają opodatkowaniu w kraju ich lokalizacji. Gdy polski podwykonawca realizuje docieplenie budynku w Niemczech, VAT należy rozliczyć według tamtejszych przepisów.

Ryzyko nadużyć w łańcuchach podwykonawczych

Europejski sektor budowlany skupia 13 mln pracowników w 3 mln przedsiębiorstw, a rozległe sieci podwykonawców generują poważne zagrożenie nadużyciami. Szczególnie wrażliwą grupą są osoby delegowane z państw trzecich – dane wskazują na 1,2 mln pracowników delegowanych do więcej niż jednego kraju, którzy często padają ofiarą wyzysku.

Europejska Federacja Pracowników Budowlanych i Przemysłu Drzewnego (EFBWW) postuluje limitowanie łańcuchów podwykonawczych do maksymalnie 2–3 poziomów. Czechy od 2024 roku wprowadzają zasadę, zgodnie z którą generalny wykonawca odpowiada za wypłatę wynagrodzeń pracowników wszystkich podwykonawców – rozwiązanie godne uwagi w kontekście ewolucji polskiego prawodawstwa.

Protip: Zaimplementuj oprogramowanie monitorujące delegowania (np. z integracją z ZUS/Strażą Graniczną) – nowe systemy obowiązujące od 2025 roku automatycznie sygnalizują luki w dokumentacji.

Praktyczne kroki do legalnego zatrudnienia – procedura krok po kroku

Faza przygotowawcza

Krok 1: Weryfikacja kwalifikacji i dokumentów

Zweryfikuj formularz A1, dokumenty tożsamości, certyfikaty z ZUS kraju macierzystego potwierdzające brak zadłużenia.

Krok 2: Przygotowanie umowy pisemnej

Kontrakt musi szczegółowo określać warunki solidarnej odpowiedzialności oraz konkretne terminy realizacji płatności.

Faza operacyjna

Krok 3: Zgłoszenia do instytucji

Przed faktycznym rozpoczęciem robót zarejestruj podwykonawcę w PIP oraz ZUS. Digitalizacja ewidencji znacznie ułatwia późniejsze inspekcje.

Krok 4: Bieżący monitoring

Systematycznie kontroluj:

• faktyczną obecność załogi na terenie budowy,
• ważność dokumentów (np. prolongaty formularza A1),
• punktualność wypłat.

Compliance jako przewaga konkurencyjna

Legalna współpraca z zagranicznymi podwykonawcami w 2025 roku wymaga rygorystycznego przestrzegania regulacji krajowych i unijnych. Reformy obowiązujące od 1 czerwca zaostrzają wymagania proceduralne, jednocześnie porządkując rynek i eliminując nieuczciwą konkurencję.

Warto pamiętać, że rzetelna dokumentacja i weryfikacja kontrahentów to nie wyłącznie wymóg formalny – to przede wszystkim zabezpieczenie Twojej firmy przed konsekwencjami finansowymi i utratą reputacji. W branży izolacyjnej, gdzie jakość realizacji i dotrzymywanie terminów decydują o sukcesie, partnerstwo z weryfikowanymi, legalnymi podwykonawcami zagranicznymi może stać się realnym atutem rynkowym.